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  • Deysi Sánchez

CREA WEBINARS EXITOSOS: Aquí paso a paso

Actualizado: 8 mar


Dividimos las principales actividades y lo separamos por tiempos que generalmente son muy viables para llevarlo a cabo con éxito, pero eres libre para hacer cualquier adaptación necesaria.


La idea es que puedas adaptarlo a las necesidades de la empresa y de tus seguidores:


3 semanas antes


  • Definir el tema: Obviamente el primer paso es definir sobre que será el Webinar. Haz una evaluación de las necesidades de tu empresa, analiza cuál tema sería interesante de ser abordado y que traería resultados importantes.

  • Invitar a los presentadores: Si quieres la participación de alguna otra persona (que puede ser inclusive hasta de otra empresa), invítala con antecedencia para que pueda reservar un espacio en su agenda.

  • Elegir la fecha: Es siempre importante considerar detalles tales como la proximidad con algún feriado (las personas pueden programarse para viajar en el horario de tu transmisión), si hay algún evento importante en ese día que pueda competir con tu Webinar y cuál es el mejor horario para que tu público esté online.

2 semanas antes


  • Crear el evento en YouTube Live: Con esta herramienta puedes montar el link de la página de transmisión con bastante antecedencia.

  • Montar la Landing Page: para que las personas puedan inscribirse en el evento es necesaria una página de registro en la cual coloquen al menos el email para recibir las próximas comunicaciones sobre el Webinar. Esta es una excelente opción para transformar visitantes de tu sitio web en Leads. No olvides colocar en esta página todas las informaciones importantes sobre el Webinar: tema, horario, día, etc. Utiliza un lenguaje vendedor: si la oferta no parece imperdible, no habrá conversión.

  • Enviar un email promocional: si ya tienes una base de Leads, prepara un email de invitación para el Webinar con todos los detalles del evento y el link para la Landing Page.

  • Divulgar en las redes sociales: prepara llamadas en las redes sociales invitando al público para el evento y llevándolo hacia tu Landing Page.

  • Preparar anuncios pagados: en el caso de tener presupuesto disponible para anuncios pagados, es una buena opción crear anuncios en servicios como Google Ads y Facebook Ads.

  • Incluir un call to action en el sitio web: otra alternativa es crear CTAs en el sitio web de la empresa, sea en banners o en llamadas con links en los posts del blog, por ejemplo.

7 días antes


  • Acompañar las inscripciones: monitorea cuántos Leads ya convirtieron y analiza si hay necesidad de reforzar alguno de los canales de divulgación.

  • Preparar la presentación: si lo consideras necesario, sería bueno montar un guión con lo que será presentado. Puede ser en temas, apenas para guiar tus discursos y no dejar afuera ningún punto importante.

  • Subir la presentación a SlideShare: en caso de usar algún material de apoyo como un PDF, es posible subir ese archivo para que esté disponible fácilmente a la hora de la presentación.

  • Enviar email para los Leads: una buena práctica para mantener el Webinar en la mente de los inscritos es garantizar la participación y enviar un email “recordatorio” reforzando la fecha y el horario de la transmisión. Aprovecha el mensaje para enviar algún material sobre el tema para ir “calentando” a los espectadores, como un post en el blog.

1 día antes


  • Organizar la sala: ten cuidado con el fondo y encuadre del lugar de la transmisión. Trata de organizar la sala en donde presentarás el evento y asegúrate que todos los elementos necesarios (bolígrafo para escribir, pasador de diapositivas, etc.) estén a la mano.

  • Comprobar la iluminación y el audio: además de esto, ten cuidado con la iluminación del lugar. Evita que el ambiente esté muy oscuro o que el rostro del presentador esté con exceso de iluminación. Lo mismo vale para el audio: prueba el micrófono antes para ver si el sonido está saliendo correctamente, sin ecos o reverberaciones.



El día del Webinar


  • Prueba la conexión a internet: no quieres correr el riesgo de tener tu Webinar interrumpido y perjudicado por causa de problemas con la conexión, ¿verdad? Por eso, prueba bastante tu red antes de la transmisión.

  • Enviar email para los Leads: en el día de la transmisión envía un email con el link hacia el Webinar. Intenta enviarlo por lo menos una hora antes del inicio para que todos puedan ver el mensaje y acceder a la página de transmisión.

  • Luz, cámara y acción: a la hora señalada, ¡inicia el Webinar!

  • Interactúa con los participantes: intenta interactuar con los participantes por medio de comentarios en la página y responde a las preguntas enviadas en vivo. Es recomendable tener por lo menos una persona para mediar esa conversación y monitorear lo que está siendo dicho.

  • Agradece a los presentes: al final de la presentación, agradece públicamente a todos los que participaron y da las indicaciones finales, tales como si los slides serán disponibilizados vía email por ejemplo.

  • Responde a las preguntas pendientes: responde los comentarios dejados en la página de transmisión para que todos los participantes tengan respuesta.

Después de la transmisión


  • Enviar email para los participantes: envía un email con el link permanente hacia el video en Youtube y con el link para los slides de la presentación (en el caso que hayan).

  • Hacer una investigación: para saber lo que el público piensa acerca del Webinar, es posible crear un formulario de indagación gratuito y enviarlo para que los Leads respondan. Así podrás hacer ajustes apuntados hacia ellos.

  • Actualizar textos que hablan sobre la fecha de transmisión: puedes continuar generando Leads con tu Webinar. Basta con disponibilizarlo en una Landing Page en tu sitio web (o actualizar la antigua, excluyendo el discurso de “en vivo”). No olvides actualizar también los textos de los emails de agradecimiento.

Para finalizar, lo importante es siempre ir mejorando el proceso. Sin duda alguna etapa entrará o saldrá de este paso a paso, pero lo esencial es hacer todo de forma planificada para ofrecer Webinars cada vez más increíbles para tu audiencia.

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